Formale Angebotsregeln

Der Teufel steckt auch bei öffentlichen Ausschreibungen im Detail: Haben Sie aus Versehen Geschäftspapier für Ihr Angebot benutzt, auf dessen Rückseite Ihre AGB abgedruckt sind, werden Sie umgehend ausgeschlossen. Wurde der Umschlag nicht korrekt adressiert, gehen Sie von vornherein leer aus. Daher ist die strikte Einhaltung aller formellen Vorgaben der Vergabestelle so wichtig.

Nachfolgend finden Sie die Hinweise, die Sie unbedingt beachten sollten:

1. Angebot fristgerecht abgeben

Auf den ersten Blick erscheint dieser Appel vielleicht banal, aber an nicht berücksichtigten Fristen scheitern viele Bieter, die sich ansonsten sehr viel Mühe gemacht haben. Klären Sie daher gleich von Anfang an, ob sämtliche zeitlichen Vorgaben auch realistisch eingehalten werden können. Nutzen Sie auch die Möglichkeit, sich zu präqualifizieren.

2. Wettbewerbswidrige Abreden unterlassen

Es mag verlockend erscheinen, sich im Kreise regelmäßiger Teilnehmer an Vergabeverfahren beispielsweise über Preisabsprachen so abzustimmen, dass jeder „einmal drankommt“. Früher oder später kommen diese Vorgehensweisen erfahrungsgemäß ans Tageslicht und ziehen nicht nur den Ausschluss von laufenden Vergabeverfahren, sondern oft auch strafrechtliche Sanktionen nach sich.

3. Sämtliche Nachunternehmen angeben

Wenn die Einbeziehung von Subunternehmern nicht durch die Vorgaben der ausschreibenden Stelle ausgeschlossen ist, müssen Nachunternehmer aber immer vollständig genannt werden. Ansonsten entsteht der Verdacht, dass der Bieter nicht über die angeforderten Ressourcen verfügt und nur als „Zwischenhändler“ auftritt.

4. Kein Anschreiben mitschicken

Die Vergabestelle findet alle notwendigen Informationen in Ihren vollständig ausgefüllten Angebotsunterlagen, das Beilegen eines Begleitschreibens ist nicht notwendig und nicht erwünscht. Insoweit gilt der Verzicht darauf auch nicht als unhöflich.

5. Unterlagen nie abändern, immer vollständig ausfüllen

Wie bereits weiter oben erwähnt, haben alle abgefragten Angaben schon ihren Sinn. Sollte Ihnen etwas unklar sein, fragen Sie lieber nach, bevor Sie die Unterlagen nach Ihrem Gutdünken abändern und einen Angebots-Ausschluss riskieren.

6. Korrektur eigener Fehler nur mit Namenszeichen und Datum

Sie haben sich verschrieben? Kein Beinbruch. Verbessern Sie leserlich und versehen Sie die Korrektur immer mit Ihrem Namenszeichen und Datum.

7. Unterschrift immer mit Stempel und Datum versehen oder digital signieren

An einer unkorrekten oder fehlenden Unterschrift ist schon so manches gute Angebot gescheitert.

8. Versandvorgaben beachten, Umschlag korrekt adressieren und sicher verschließen

Halten Sie sich peinlich genau an die Versandbedingungen. Nachlässig verschlossene Unterlagen überstehen nicht mal die ersten fünf Minuten der formellen Prüfung.

9. Alle Formblätter zurückschicken

Senden Sie immer alle Formblätter zurück, unabhängig davon, ob Sie diese auch alle ausfüllen mussten. Die Vollständigkeit und Durchgängigkeit der Dokumente wird so sichergestellt.

10. Immer nur die Originale ausfüllen

Sie können sich natürlich für Dokumentationszwecke die ausgefüllten Formblätter kopieren. Für Ihr Angebot sollten Sie unter allen Umständen die Originale verwenden. Fehler korrigieren Sie bitte wie weiter oben bereits erwähnt.

11. Keine Zusätze oder Streichungen vornehmen

Die Vergabestelle fragt nach einer genau spezifizierten Leistung. Haben Sie Zweifel an der Rechtmäßigkeit oder Ordnungsmäßigkeit von Angaben, steht Ihnen immer die Möglichkeit einer Rüge zur Verfügung. Eigenmächtig vorgenommene Ergänzungen oder Streichungen verfälschen den Wettbewerb und führen zum Ausschluss.

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Gerade an formalen Fehlern scheitern viele Bieter. Unser Fachmagazin Vergabe PRAXIS geht in praktischen Beispielen auf typische Stolperfallen ein: