Prüfung der Angebote

Zum Ende der Angebotsfrist werden die bis dato eingetroffenen und danach sicher verwahrten Angebote geöffnet. Anwesend sind der Verhandlungsführer und ein weiterer offizieller Vertreter der Vergabestelle. Durch das hier angewendete Vier-Augen-Prinzip soll die Rechtskonformität gewährleistet und Manipulationsversuche ausgeschlossen werden. Handelt es sich um eine Ausschreibung nach VOB, können an diesem Submissionstermin sämtliche Bieter vor Ort sein, geht es um ein Vergabeverfahren nach VOL oder VOF, sind grundsätzlich weitere Personen von der Teilnahme ausgeschlossen.

Die eigentliche Prüfungsphase gliedert sich in vier Unterphasen:

1. Formelle Prüfung

Bereits wenige Sekunden nach dem Entnehmen der Angebotsdokumente aus dem sicheren Verwahrungsbehältnis (in der Regel ein Safe) kann ein Bieter von der Teilnahme ausgeschlossen werden, wenn seine Angebotsunterlagen nicht ordnungsgemäß verschlossen waren. Weitere, rein formelle Ausschlusskriterien sind:

• Verspätete Abgabe des Angebots
• Fehlende oder ordnungswidrige Kennzeichnung der Angebote
• Fehlende oder unvollständige Preisangaben, rein rechnerische Richtigkeit der Kalkulation
• Fehlende oder unvollständige Unterlagen oder Nachweise
• Fehlende oder ungültige Unterschriften
• Korrekturen des Bieters an seinen eigenen Angaben, die den Verdacht erregen, dass diese somit nicht den Tatsachen entsprechen können
• Veränderung der Vergabeunterlagen, insbesondere durch Beilegen der eigenen AGB.
• Mehrfache Beteiligung eines Unternehmens an der Ausschreibung, beispielsweise durch Teilnahme an unterschiedlichen Fach- oder Teillosen
• Unzulässige Nebenangebote wie Alternativ- oder „Light“-Angebote

2. Eignungsprüfung des Bieters

Nach der Prüfung der Formalien wird die allgemeine und spezifische Eignung der einzelnen Bieter genau untersucht. Diese Phase geht genau auf die geforderten Nachweise, Referenzen und Eigenerklärungen ein:

• Sind alle notwendigen Unterlagen vorhanden? (entspricht größtenteils dem vierten Punkt der formellen Prüfung)
• Entsprechen die Nachweise zur Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit den verlangten Mindestanforderungen?

In dieser Phase können gegebenenfalls fehlende oder unvollständige Informationen oder Daten nachgefordert werden, soweit es sich nicht um Preisangaben handelt.

3. Auskömmlichkeit des Angebots

Da sich in öffentlichen Ausschreibungen die Vergabestellen stets für das wirtschaftlichste Angebot entscheiden müssen, wenn alle anderen Parameter erfüllt sind, besteht das Risiko, dass Teilnehmer mit eigentlich ruinösen Angeboten versuchen, im Ausschreibungs-Markt einen Fuß in die Tür zu bekommen. Da so die Durchführung des Projektes aufgrund einer daraus resultierenden Insolvenz des Bieters gefährdet werden kann, werden die Angebote geprüft, ob sie sich innerhalb einer vorher geschätzten Preisspanne bewegen oder eklatant die anderen Kalkulationen unterschreiten. Liegt das Gebot mehr als 20 Prozent unter dem Referenzbereich, kann erfahrungsgemäß und mit ziemlicher Sicherheit von einem Missverständnis ausgegangen werden. Die Vergabestellen können aber diese Bieter nicht automatisch von der Teilnahme ausschließen, sondern sind gehalten, durch Rücksprachen oder dem Anfordern von weiteren Einzelheiten zur Kalkulation festzustellen, ob das Angebot nicht doch auskömmlich berechnet wurde.

4. Prüfung der Wirtschaftlichkeit

Die letzte Prüfungsstufe sortiert die verbleibenden Bieter nach vergleichbaren Kriterien und ermittelt das tatsächlich wirtschaftlichste Angebot. Hauptsächlich gibt dann der Endpreis den Ausschlag, aber auch qualitative Aspekte, die Umweltverträglichkeit der Ausführung oder Liefer- und Fertigstellungszeiten können, entsprechend gewichtet, das Zünglein an der Waage werden. Die finalen Zuschlagskriterien müssen bei europaweit ausgeschriebenen Vergabeverfahren bereits aus den Vergabeunterlagen ersichtlich werden.

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