Ablauf eines Vergabeverfahrens

Bei der Durchführung eines Vergabeverfahrens muss sich die ausschreibende Stelle an formal exakt strukturierte und verbindliche Abläufe halten. Diese sollen sicherstellen, dass ein fairer Wettbewerb stattfindet und die Vergabestelle sich für das beste und wirtschaftlichste Angebot entscheiden kann.

Wichtig:

Der Gesetzgeber räumt in einigen Punkten Bietern die Möglichkeit ein, unklare oder fehlende Sachverhalte zu klären. Andere Fehler oder Versäumnisse führen automatisch und unwiderruflich zum Ausschluss. Die Fristen für Nachbesserungen, Nachreichungen oder Erläuterungen sind in der Regel äußerst eng gehalten, daher sollten Sie Fragen der ausschreibenden Stelle unverzüglich und umfassend beantworten!

Abbildung: Ablauf einer (nationalen) öffentlichen Ausschreibung

Der Ablauf eines Vergabeverfahrens gliedert sich grob in die Vorbereitungsphase (intern) und die tatsächliche Angebotsphase.

1. Ermittlung des Bedarfs

Sobald ein Bedarf festgestellt wurde, wird ein Beschaffungsziel definiert und geprüft, ob die Leistung oder die Produkte in Einzel- oder Teillosen erworben werden kann. Dann werden Nutzungsdauer, Investitions-, Wartungs- und Folgekosten ermittelt und die daraus folgende Finanzierung geprüft. In diese Phase fällt auch die Sichtung sämtlicher rechtlicher Rahmenbedingungen und notwendiger Genehmigungen.

2. Erarbeitung der Vergabeunterlagen

Entsprechend den vorhergehenden Schritten erstellt die Vergabestelle alle nötigen Vergabeunterlagen wie genaue Leistungsbeschreibungen, Vertragsbedingungen oder weitergehende Informationen.

3. Festlegung der Vergabeart

Die passende Vergabeform ergibt sich verbindlich aus Leistungsart und Kostenumfang und kann von der ausschreibenden Stelle nicht frei gewählt werden. Dabei haben stets hierarchisch höher angesiedelte Arten Vorrang vor den darunter definierten Vergabeformen.

4. Bekanntmachung der Ausschreibung

Mit der Bekanntmachung der Ausschreibung wird in Print- oder Online-Medien die Öffentlichkeit informiert, interessierte Unternehmen haben ab diesem Zeitpunkt die Möglichkeit, die Ausschreibungsunterlagen anzufordern oder herunterzuladen.

5. Anfordern/Versand der Vergabeunterlagen

In diesem Schritt sollten potentielle Teilnehmer genau prüfen, ob sie tatsächlich alle Anforderungen erfüllen und die Unterlagen entsprechend sorgfältig studieren. Ansonsten werden Zeit, Geld und personelle Ressourcen investiert, die für andere Zwecke oder Ausschreibungen nicht mehr zur Verfügung stehen.

6. Angebotsabgabe

Sind alle geforderten Unterlagen, Nachweise, Referenzen und Erklärungen vollständig, das Angebot handschriftlich oder digital signiert, kann das Angebot auf dem vorgegebenen Wege abgeschickt werden. Unser Tipp: Darauf achten, dass die eigenen AGB nirgendwo erscheinen und vor dem Versand Kopien von allen Unterlagen machen!

7. Verwahrung und Öffnung der Angebote

Sämtliche Angebote werden manipulationssicher aufbewahrt und zu einem genau festgelegten Zeitpunkt geöffnet. Um die Rechtssicherheit dieses Vorgangs zu wahren, wird das Vier-Augen-prinzip angewendet. Je nach Leistungsart können die Bieter persönlich zugegen sein (zum sogenannten „Submissionstermin“ bei VOB-Leistungen) oder werden grundsätzlich davon ausgeschlossen (VOL).

8. Prüfung der Angebote

In der formellen Angebotsprüfung werden alle Angebote ausgeschlossen, die nicht ordnungsgemäß verschlossen, gekennzeichnet, unterschrieben/signiert, korrigiert oder verändert wurden.

9. Wertung der Angebote

Die Eignungsprüfung filtert Bieter heraus, die nicht die notwendigen infrastrukturellen, personellen Ressourcen nachweisen können oder denen wichtige Qualifikationen, Genehmigungen oder Referenzen fehlen. In dieser Phase können aber in besonderen Fällen von der Vergabestelle die fehlenden Belege nachgefordert werden.

Im Rahmen der Prüfung der „Auskömmlichkeit des Angebots“ werden die veranschlagten Preise dahingehend unter die Lupe genommen, ob der Bieter die Leistung überhaupt erbringen kann, ohne selbst in wirtschaftliche Schwierigkeiten zu gelangen. Zwar können Rabatte, Einkaufsvorteile und niedrige Eigenkosten weitergegeben werden und auch Kampfpreise werden akzeptiert, nur führen äußerst niedrige Angebote zu dem Verdacht, dass entweder ein Irrtum vorliegt (bei mehr als 20 Prozent Differenz) oder der Anbieter bereits kurz vor der Insolvenz steht.

„Prüfung der Wirtschaftlichkeit“ bedeutet, dass vor dem Hintergrund des zugrundeliegenden Leistungsverzeichnisses die Angebote dahingehend untersucht werden, ob sie sich im Rahmen des Üblichen bewegen. Dann werden Nebenangebote geprüft, um versteckte und verbotene „Light“-Versionen des Hauptangebots auszusortieren. Selbst in dieser Phase kann eine rege Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bieter offene Punkte klären, solange es sich nicht um Verhandlungen handelt.

10. Zuschlag oder Aufhebung

Schlussendlich erhält der Bieter mit dem besten und wirtschaftlichsten Angebot den Zuschlag oder die gesamte Ausschreibung wird aufgehoben. Dies geschieht zwar äußerst selten, kann aber in Fällen von komplett ungeeigneten Angeboten oder bei sich ändernden Rahmenbedingungen tatsächlich vorkommen.

11. Information nicht berücksichtigter Bieter, Vergabedokumentation

Bei Ausschreibungen auf europäischer Ebene werden aus rechtschutzrelevanten Gründen die Teilnehmer zuerst informiert, die nicht den Zuschlag erhalten haben. Diese erfahren den Namen des erfolgreichen Bieters und die Ausschlagsgründe. In nationalen Verfahren sind die leer ausgehenden Bieter über den Grund zu informieren. Sollten diese von formeller, eignungsbegründeter oder auskömmlicher Natur sein, sind genauere Angaben zu liefern.

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