Die Angebotserstellung

Um bei einer öffentlichen Ausschreibung ein erfolgsversprechendes Angebot abgeben zu können, sind eine gezielte Recherche passender Vergabeverfahren, großzügige Ressourcen- und Zeitplanung, sorgfältige Vorbereitung und konstruktive Nachbereitung unbedingt zu empfehlen. Jede dieser Phasen birgt einige Stolperfallen, die schnell zu einem Angebots-Ausschluss führen können, selbst wenn die anderen Kriterien mustergültig erfüllt werden.

Unser Tipp: Gehen Sie strukturiert vor. Wenn Sie nicht selbst die Angebotserstellung übernehmen, sollten Sie den oder die dafür vorgesehenen Mitarbeiter entsprechend schulen und ausreichend Zeit und Mittel zur Verfügung stellen. Sorgen Sie unbedingt dafür, dass vor dem Versand noch einmal eine Person (besser wären sogar zwei) alle Unterlagen gegenliest, auf inhaltliche und rechnerische Ungereimtheiten prüft und diese Fehler für zukünftige Ausschreibungen dokumentiert.

Es hat sich als sinnvoll herausgestellt, den internen Prozess zur Teilnahme an Vergabeverfahren in Phasen zu unterteilen und mit KO-Kriterien zu versehen, um den Überblick behalten zu können und sich bei Eintreten eines KO-Kriteriums weitere Arbeit sparen zu können:

Recherche-Phase

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die für Sie in Frage kommende Medien und Quellen. Legen Sie für sich einen maximalen Aktionsradius fest und suchen Sie nach passenden Aufträgen. Abonnieren Sie Newsletter, nehmen Sie Kontakt zu öffentlichen Stellen auf und besuchen Sie einschlägige Messen.

Präqualifikationsphase

Haben Sie die interessanten Projekte eingegrenzt, können Sie durch Präqualifikationsmaßnahmen wertvolle Zeit und Ressourcen während der Angebotsvorbereitung sparen. Informieren Sie sich über Möglichkeiten, Bescheinigungen, Referenzen und ähnliche Nachweise im Vorwege zu erhalten und sich in Bieterlisten eintragen zu lassen.

Bewerbungsphase/Anforderung der Unterlagen

Passen alle Rahmenbedingungen einer Ausschreibung und stehen Ihnen auch die notwendigen Ressourcen zur Verfügung, sollten Sie jetzt einen Teilnahmeantrag einreichen, soweit gefordert. Dieser dient zur Vorabprüfung Ihrer Eignung. Ansonsten fordern Sie die vollständigen Angebotsunterlagen an.

Angebotsphase

Lesen Sie genau die Angebotsdokumente durch. In dieser Phase können Sie eventuell noch bei der Vergabestelle nachfragen, wenn sich Unklarheiten ergeben. Achten Sie peinlich darauf, sämtliche Fragen wahrheitsgemäß und ausführlich zu beantworten. Schauen Sie Ihr Angebot und Ihr Anschreiben daraufhin durch, dass keinesfalls Ihre AGB aufgeführt werden oder darauf verwiesen wird! Rechnen Sie abschließend alle Preisangaben durch und lassen Sie das komplette Angebot noch einmal Korrektur lesen.

Abgabe des Angebots

Versenden Sie auf dem geforderten Wege (postalisch oder digital) Ihr Angebot. Kopieren Sie vorher sämtliche Dokumente. Sollten Sie einen Umschlag verwenden, verschließen Sie diesen sorgfältig!

Zuschlag/Ausschlag

Dokumentieren Sie sämtliche Korrespondenz, unabhängig davon, ob Sie den Zuschlag erhalten oder nicht. Gehen Sie leer aus, erhalten Sie Auskunft darüber, warum Sie keinen Erfolg hatten. Setzen Sie gegebenenfalls eine interne Nachbesprechung an und optimieren Sie Ihr Vorgehen für die nächste Ausschreibung.

» » Im nächsten Kapitel erfahren Sie weitere Details und finden eine Muster-Checkliste zur Angebotserstellung...