Fristen im Vergabeverfahren

Öffentliche Ausschreibungen sind umfassend gesetzlich geregelt und beinhalten entsprechend auch zahlreiche Fristvorgaben, die ausnahmslos einzuhalten sind. Überschreitungen führen regelmäßig zum Ausschluss vom Vergabeverfahren. In ganz bestimmten Fällen können im Ermessen der Vergabestellen bei Unklarheiten Fristverlängerungen gewährt werden. Im Gegensatz zu inhaltlichen Fehlern sind Fristversäumnisse relativ einfach zu vermeiden. Notwendige Voraussetzung dafür ist natürlich die genaue Kenntnis der vorgegebenen Zeitfenster.
Europaweit geltende Ausschreibungen sind einheitlich durch das EU-Vergaberecht geregelt, auf nationaler Ebene legt die jeweils ausschreibende Vergabestelle im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben die Fristen fest. Entsprechend den Phasen des Vergabeverfahrens wird unterschieden zwischen:

Anforderungs-/Dokumentenfrist

Von der Veröffentlichung bis zu einem bestimmten Stichtag können die Angebotsunterlagen angefordert werden.

Teilnahme-/Bewerbungsfrist

Haben Sie die Unterlagen sorgfältig durchgearbeitet, Ihre Ressourcen und weiteren terminlichen Verpflichtungen sowie die Verfügbarkeit notwendiger Nachweise geprüft, können Sie bis zum Ende dieser Frist Ihren Teilnahmeantrag bei der Vergabestelle abgeben.

Angebotsfrist

Zum Ablauf der Angebotsfrist müssen Ihre Angebotsunterlagen vollständig bei der Vergabestelle eingetroffen sein. Nur innerhalb der Angebotsfrist sind noch Nachfragen möglich (Achtung: teilweise nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt deutlich vor dem Ablauf der Angebotsfrist!) und Rügen wegen Vergaberechtsverstößen einzureichen.

Bindefrist

Haben Sie Ihr Angebot eingereicht, sind Sie vom Ende der Angebotsfrist bis zum Ablauf der Bindefrist zwingend daran gebunden.

Zuschlagsfrist

Die Zuschlagsfrist beginnt ebenfalls mit dem Ende der Angebotsfrist und hat mit der Bindefrist auch stets die Laufzeit gemeinsam. Innerhalb dieses Zeitfensters muss sich die Vergabestelle für einen Bieter entschieden haben oder die gesamte Ausschreibung aufheben.

Ausführungsfrist

Öffentliche Ausschreibungen folgen einem Beschaffungsplan, der natürlich auch Fristen vorgibt, bis wann der gesamte Auftrag wunschgemäß ausgeführt werden soll. Bei Nichteinhaltung drohen in der Regel empfindliche Konventionalstrafen.

Dokumenten-/Anforderungsfristen, Teilnahme-/Bewerbungsfristen und Angebotsfristen sind Ausschlussfristen. Kommt der Bieter diesen zeitlichen Vorgaben nicht nach, erfolgt ohne Ausnahme oder Widerspruchsmöglichkeit der Ausschluss aus dem Verfahren.

Das jeweilige Fristende darf nur auf einen Werktag fallen. Wurde versehentlich doch ein Sonnabend, Sonntag oder gesetzlicher Feiertag als letztmögliches Datum vorgegeben, muss die entsprechende Frist bis zum Ende des darauffolgenden Werktags verlängert werden.

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Die nachfolgende Tabelle gibt eine Übersicht der einheitlich geltenden Fristen bei europaweiten Ausschreibungen:

Tabelle EU-Fristen