Warum eine Mahnung so wichtig ist und was dabei beachtet werden muss
In dem Wort Mahnung ist das Wort Ahnung enthalten. Leider ist dies aber nicht immer der Fall. Oft sind falsche Mahnungen, Mahnungen vor Fälligkeit oder der Verzicht auf Mahnungen Gründe für immer noch offene Forderungen. Natürlich ist die wahre Ursache einer noch offenen berechtigten Forderung der nicht zahlende Schuldner, jedoch fehlt auch vielerorts das nötige Wissen darüber, wann, wie und wie oft eine Forderung angemahnt werden sollte. Aufgrund dessen gar nicht zu mahnen, ist aber auch keine Lösung.
Eine positive Sache
Das Wort Mahnung wird oft nur noch negativ wahrgenommen. Viele Unternehmen haben Angst, alte Geschäftsbeziehungen zu mahnen, aus Sorge dadurch die langjährige Geschäftsbeziehung zu gefährden. Eine Mahnung kann aber auch positiv gesehen werden. Sie kann das Gegenüber darauf hinweisen, dass mangelnde Sorgfalt vorliegt, Ungenauigkeit, dass es an Verbindlichkeit mangelt und dass der andere das möglichst beheben sollte, möchte er nicht in wirkliche Schieflage geraten.
Wer also eine Mahnung auch positiv zu sehen weiß, vermag vielleicht gerade auch einen guten und alten Kunden zu mahnen. Dadurch wirken auch die mahnenden Unternehmen selbst oft gut organisiert und verlässlich auf andere, sodass die Sorge um Geschäftsbeziehungen gar nicht notwendig ist.
Wichtig zu beachten
Wer den Anspruch hat, formvollendet mahnen zu wollen, sollte wissen, dass es keine Formvorschrift für eine Mahnung gibt. Sie kann sowohl schriftlich als auch mündlich erfolgen, ist schriftlich aber natürlich besser nachweisbar. Ein paar Dinge sind allerdings dennoch zu beachten. Die Formulierung sollte eindeutig die Absicht der Mahnung widerspiegeln, nämlich, dass man sein Geld möchte. Und eine Mahnung sollte höflich und respektvoll formuliert werden, gerade so, wie man selbst an etwas erinnert, wie man selbst gemahnt werden möchte.
Für eine Mahnung kann auch der Begriff Zahlungserinnerung gewählt werden. Aber egal, ob nun der Begriff Mahnung oder Zahlungserinnerung bevorzugt wird — auch für ein zweites oder drittes Anschreiben sollte es bei dem einmal gewählten Begriff bleiben.
Auch von Mahnungen vor Fälligkeit ist abzuraten. Denn sie sind schlicht und ergreifend unwirksam und werden auch nicht durch den Eintritt der Fälligkeit wirksam. Eine Mahnung an einen Schuldner zu schicken, dessen Zahlung noch gar fällig ist, hat also keine Relevanz.
Die richtige Formulierung
Bei der Formulierung einer Mahnung geht es nicht um einen Aufsatz. Es geht um Klarheit, Eindeutigkeit und Fakten! Und eine Mahnung ist wichtig! Sie setzt einen Schuldner, dessen Zahlung fällig ist, in Zahlungsverzug. Der wiederum ist die Voraussetzung dafür, dass ein etwaiger Verzugsschaden vom Schuldner zu begleichen ist.
Nach einer Überschrift wie 1. Mahnung sollte in höflicher Form die Aufforderung zur Zahlung der noch offenen Rechnung erfolgen. Hier ist es wichtig, das Datum sowie die Rechnungsnummer (ggf. auch die Lieferscheinnummer) der ursprünglichen Rechnung noch einmal aufzuführen sowie auch die erbrachte Leistung noch einmal genau zu benennen. Eine Rechnungskopie beizufügen, kann für den Kunden ebenso hilfreich sein. Dann sollte man dem Kunden noch ein nach dem Kalender genau zu definierendes erneutes kurzes Zahlungsziel setzen. Eine Mahnung, die den Schuldner zur Zahlung aufgefordert, muss zwar keine Frist enthalten, da der Schuldner mit Fälligkeit der Rechnung und erfolgter Mahnung in Verzug ist, aber eine gesetzte Frist verdeutlicht die Ernsthaftigkeit der Mahnung und gibt auch die Terminierung der nächsten Mahnung vor. Ein Satz wie ‚Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie für einen ggf. entstandenen Verzugsschaden aufzukommen haben‘ sollte ebenfalls in der 1. Mahnung nicht fehlen.
Sollte eine 2. Mahnung nötig sein, sollte diese im Abstand von 7-10 Tagen erfolgen und inhaltlich wieder die Angaben zur ursprünglichen Rechnung sowie die Daten der 1. Mahnung enthalten. Jetzt kann auch eine Mahnkostenpauschale berechnet werden, die im Fall der Fälle von Gerichten meist in Höhe von 1 bis 5 Euro pro Mahnschreiben akzeptiert wird. Ebenso können bei Geldforderungen auch Verzugszinsen verlangt werden. Ein erneutes, kurzes, klar definiertes Zahlungsziel ist wieder hilfreich.
Sollte eine 3. oder deutlicher noch ‚letzte‘ Mahnung nötig sein, sollte sie wieder nach 7-10 Tagen erfolgen. Inhaltlich sollten wieder die Daten der ursprünglichen Rechnung enthalten sein sowie das Datum der 2. Mahnung. Erneut kann eine Mahnkostenpauschale angesetzt sowie weitere Verzugszinsen verlangt werden. Bei der Aufforderung, den offenen Betrag X ‚endgültig bis zum … bei uns eingehend zu bezahlen‘ sollte nicht vergessen werden, dass der nun offene Betrag aus dem ursprünglichen Rechnungsbetrag sowie den Mahnkostenpauschalen und den Verzugszinsen besteht, sich also erhöht hat! Wer in einer letzten Mahnung dem Schuldner ggf. weitere rechtliche Schritte in Aussicht stellt, sollte diese dann wegen der Glaubwürdigkeit auch einleiten.
Es ist wenig zweckführend, mehr als drei Mahnungen zu verschicken. Und spätestens dann sollte man sich für den Forderungseinzug Hilfe von einem Rechtsdienstleister wie Inkassounternehmen oder Rechtsanwalt holen.
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